Day 8
HR × AI 招聘提效训练营 · Week 2

候选人沟通
模板批量化

50 个候选人 × 3 状态(推进 / 拒绝 / 待定)= 150 封个性化邮件
20 分钟全部搞定,并且每封都像是单独写的。

讲师 Terrence 时长 90 分钟 产物 1 份可批量发送的 CSV(含邮件主题 + 正文 + 候选人邮箱)
Day 8 · 开场

今天结束,你能做到

这一天的关键判断:不是听完就走,是用你手上真实的候选人清单跑一遍。最后 30 分钟跟做。
Day 8 · 痛点

候选人沟通的真实痛点

现状 A · 批量模板

"尊敬的 XX 先生..."

  • 同一封信发 50 个人,候选人一眼看出
  • 毫无人情味,伤公司口碑
  • 候选人未来 不会再投你公司
  • 朋友圈一吐槽 = 几十个潜在候选人流失
现状 B · 手写个性化

"我得一封封写..."

  • 50 封信认真写要 1 整天
  • 写到第 30 封脑子已经麻,质量下滑
  • 拒绝信反复斟酌,情绪消耗
  • 写完发觉没存档,下次还得重写
根本矛盾:候选人体验要个性化,HR 时间要批量化。过去这两个目标互相打架,今天我们让它们同时达成。
Day 8 · 数据

效率对比 · 实测数据

50
候选人数(一轮招聘的典型规模)
3
沟通状态:推进 / 拒绝 / 待定
20min
Marvis 批量个性化生成 + 导 CSV 的时间
传统手写

6-8 小时

50 个人 × 平均 8 分钟/封

  • 第一封认真,第三十封凑数
  • 个性化随疲劳衰减
  • 容易写错姓名 / 岗位
Marvis 批量

20 分钟

1 份 CSV 喂进去,3 种状态分组输出

  • 50 封各自有亮点引用
  • 语气稳定,不疲劳
  • 主题 + 正文 + 邮箱直接导出
Day 8 · 状态

3 种状态 · 沟通的"心情"差异

推进 ✓

兴奋 + 专业

  • 明确下一轮时间+ 联系人
  • 准备建议(要带什么)
  • 提及候选人简历亮点
  • 公司亮点(针对该候选人匹配)

让人想立刻准备下一轮

拒绝 ✗

共情 + 留通道

  • 共情开场(感谢时间)
  • 原因笼统但真诚(不要 Email 模板感)
  • 鼓励语(提及 1 个亮点)
  • 留通道(未来岗位 Match 会再联系)

让人不破防,未来还愿意投

待定 ⏸

透明 + 给确定性

  • 解释当前状态(不要模糊)
  • 预计回复时间("5 个工作日内")
  • 问候选人是否愿意等
  • 留紧急联系方式

让人不焦虑,知道接下来怎么办

关键差异:推进信调动的是期待,拒绝信处理的是失落,待定信化解的是焦虑。三种情绪,三种话术。
Day 8 · 输入

输入 · CSV 字段设计

输入越结构化,输出个性化越准。这是批量个性化的核心心法

姓名,邮箱,岗位,简历摘要,状态 张三,zhang@example.com,后端工程师,5 年 Java 经验 / 主导过千万级支付系统 / 想转 Go,推进 李四,li@example.com,后端工程师,3 年 PHP / 项目偏 CMS / 缺分布式经验,拒绝 王五,wang@example.com,后端工程师,4 年 Go / 字节背景 / 期望薪资偏高 30%,待定 赵六,zhao@example.com,产品经理,7 年 B 端 / SaaS 经验 / 有实际增长案例,推进 钱七,qian@example.com,产品经理,5 年 / C 端为主 / 和我们方向不匹配,拒绝 ... (共 50 行)
简历摘要写法:1-2 句话覆盖 经验 + 亮点 / 短板。这是 AI 个性化的关键信息源——简历摘要越具体,邮件越像"专门写给他的"。
Day 8 · Prompt

核心 Prompt · 完整版

我有 50 个候选人 [上传 CSV: 姓名 / 邮箱 / 岗位 / 简历摘要 / 状态], 状态分 3 种: 推进 / 拒绝 / 待定。请为每人生成个性化沟通话术。 通用规则: - 个性化称谓(不要"尊敬的 XX 先生"这种套话) - 1 句话提及简历中的某个亮点(让候选人感觉被认真看过) - 状态对应的下一步明确告知 - 公司亮点(针对该候选人匹配的角度,不是通稿) 3 种状态模板: - 推进: 提及下一轮面试时间 + 准备建议 + 联系人 - 拒绝: 共情开场 + 不录用原因(笼统但真诚)+ 鼓励 + 留通道 ("未来 Match 岗位会再联系") - 待定: 解释当前状态 + 预计回复时间 + 候选人是否愿意等 输出: 每个候选人一段,按状态分组, 导出为可批量发送的 CSV(含邮件主题 + 正文 + 候选人邮箱)
Day 8 · Prompt

为什么这样写

1
"通用规则"放最前 · 4 条铁律统领所有候选人,避免逐人单独说规则越前,AI 越遵循。规则后置就经常被忽略
2
反面指令"不要 XX" · AI 默认会用套话,必须显式禁止"不要尊敬的 XX 先生"比"用亲切称谓"效果好 3 倍
3
"1 句话提及简历亮点" · 这是个性化的核心信号候选人收到信第一眼就在找"这是不是模板群发"——亮点引用就是答案
4
3 种状态模板拆开写 · 每种状态的要素不同,不能混推进=期待,拒绝=共情,待定=确定性
5
输出按状态分组 + 导 CSV · 方便分批发送 + 接群发工具推进信可能要审一遍,拒绝信批量发,待定信单聊
Day 8 · 输出

输出示例 · 推进信

收件人: zhang@example.com 主题: 张三您好,下一轮面试时间约一下 张三您好, 很高兴和你聊到对千万级支付系统的反思。 特别是你提到的"Java 转 Go 不是技术问题,是思维方式问题"—— 我们技术 leader 看完面试记录后,强烈希望和你深聊。 下一轮面试安排: - 时间:5 月 28 日(周三)下午 2:00(约 1.5 小时) - 形式:现场 / 视频(你选) - 面试官:王峰(技术 leader) + 李娜(架构师) - 准备建议:可以提前思考一下你做支付系统时 最难的一次 P0 故障,他们应该会问 我们正在重构 Go 的微服务体系, 你的支付经验 + Go 转型决心,正好是我们想要的角色。 需要调整时间随时告诉我,期待下周见。 HR Terrence 13299138336
Day 8 · 输出

输出示例 · 拒绝信

收件人: li@example.com 主题: 李四您好,关于面试结果 李四您好, 非常感谢你花时间参加上周的面试, 特别是你分享了在 CMS 项目里关于性能优化的思考, 让我们对你的产品理解有了清晰认识。 经过团队内部讨论,这次岗位和我们当前急需的分布式经验匹配度上还有差距, 所以这一轮我们暂时没办法继续推进。 这不是对你能力的否定。 你在 PHP/CMS 方向的积累很扎实, 我们的兄弟团队(内容平台)未来有这类岗位时, 我会第一时间联系你。 如果之后有更匹配你方向的角色出来, 也欢迎随时告诉我, 我会优先帮你看。 祝顺利。 HR Terrence 13299138336
Day 8 · 输出

输出示例 · 待定信

收件人: wang@example.com 主题: 王五您好,关于面试进度的同步 王五您好, 想和你同步一下当前进度,避免你等得焦虑。 你的面试反馈整体非常正面, 特别是你在字节做的 Go 微服务架构那部分,团队都印象很深。 目前我们在和业务方对齐薪资 package 的细节, 预计 5 个工作日内会给你最终结果。 期间如果你有其他 offer 在推进、 或者有时间窗口的压力,欢迎随时告诉我, 我会主动帮你加速。 如果暂时没有其他时间压力, 我们就按这个节奏走。 需要紧急联系:13299138336 HR Terrence
Day 8 · 输出

输出 · CSV 格式

邮箱,状态,主题,正文 zhang@example.com,推进,"张三您好,下一轮面试时间约一下","张三您好,\n\n很高兴和你聊到..." li@example.com,拒绝,"李四您好,关于面试结果","李四您好,\n\n非常感谢你花时间..." wang@example.com,待定,"王五您好,关于面试进度的同步","王五您好,\n\n想和你同步一下..." ... (共 50 行)
下一步:CSV 可以直接接到飞书邮件群发 / Outlook 邮件合并 / 钉钉邮箱,1 次操作发完 50 封。也可以按状态分组发:推进信先抽审 → 拒绝信批量 → 待定信单聊。
Day 8 · 度

个性化的"度"

过头 · 假热情

"哇你简历好棒!期待和你相遇!"

  • 感叹号过多
  • 用"伙伴"、"小天使"、"小哥哥"等不专业称谓
  • 夸赞过度("你的能力让我们震撼")
  • 表情符号一堆

↑ 候选人收到会觉得"假"、"营销味"

不及 · 冷淡

"经过慎重考虑,未能..."

  • 没有任何具体引用
  • 说不出候选人哪里好
  • 原因模糊("综合考量")
  • 结尾没有未来通道

↑ 候选人收到会觉得"模板"、"没诚意"

"度"的判断:写完一封信后读出来。如果觉得"这话我当面说不出口",就是太假;如果觉得"这话我跟谁都能说",就是太冷。个性化 = 只对这个人才说出口的话
Day 8 · 拒绝

拒绝信 · 3 大忌讳

忌讳 1 · 敷衍套话· "经过慎重考虑" / "再接再厉" / "祝你早日找到心仪工作"这些话候选人 5 年内已经听了 50 遍,看到立刻关闭邮件
忌讳 2 · 责备候选人· "你的经验不够" / "你的薪资期望太高" / "你没准备好"即使是事实,也不要把锅甩给候选人。用"我们当前需求不匹配"更合适
忌讳 3 · 关上未来通道· 不留联系方式 / 不提兄弟团队 / 不说"未来岗位 Match 会再联系"HR 行业小,今天拒绝的候选人 2 年后可能成你伸手要人的高管
核心思路:拒绝信不是关门,是"暂时缓行 + 未来重新连接"的契约。写好了,候选人会主动给你推荐人;写糟了,候选人会朋友圈劝退别人。
Day 8 · 渠道

多渠道选择 · 不只是邮件

📧 邮件

正式

  • 拒绝信主渠道
  • 有归档需求
  • 正文较长(>100 字)
  • 不认识的候选人
💬 微信

关系好

  • 朋友推荐的候选人
  • 之前已加好友
  • 推进信 + 待定信
  • 需要快速回应
📱 短信

紧急

  • 面试当天提醒
  • 邮件没回(人家可能没看)
  • 简短确认(<30 字)
  • 偏年长候选人
🦅 飞书消息

内部转外

  • 飞书生态公司
  • 已加为外部联系人
  • 有附件需要传
  • 需要业务方共可见
规则陌生关系走邮件熟悉关系走微信 / 飞书紧急事项走短信。错配渠道(比如熟人发正式邮件)会让候选人觉得"被冷处理"。
Day 8 · 矩阵

渠道 × 状态 · 最佳配比

关系/状态 推进 拒绝 待定
陌生候选人 📧 邮件 + 📱 短信确认 📧 邮件 📧 邮件 + 📱 短信
朋友推荐 💬 微信 💬 微信 + 📧 邮件兜底 💬 微信
老同事 💬 微信 → 📧 正式 💬 微信(提前沟通) 💬 微信
字节系候选人 🦅 飞书 📧 邮件(飞书外联易丢) 🦅 飞书
Day 8 · Demo
现场跑一遍

Live Demo

用一份脱敏的 50 人候选人 CSV
从 prompt 到导出,全程跟做。
看着它在 20 分钟内生成 150 封个性化邮件。

脱敏 50 人 CSV 已分发到学员邮箱 下载到桌面,文件名 candidates.csv 这次可以用效率模式(非敏感信息)
Day 8 · Demo

Demo · 跟做步骤

1
下载脱敏 CSV到桌面,文件名 candidates.csv50 行候选人,3 种状态分布(推进 10 / 拒绝 30 / 待定 10)
2
打开 Marvis 效率模式· 这次不用隐私模式CSV 已脱敏,不含真实姓名/邮箱/公司
3
粘贴 Prompt· 用 slide 7 的完整 prompt,并附上 CSV 文件路径"读取 /桌面/candidates.csv" + prompt 全文
4
观察处理过程· 约 3-5 分钟生成 150 封信按状态分组:先 10 封推进 → 30 封拒绝 → 10 封待定
5
导出 CSV 并检查 3 封· 推进 / 拒绝 / 待定 各抽 1 封读出来读出来"假"或"冷"就改 prompt 重跑
Day 8 · 练习

学员练习 · 30 分钟

练习任务

5 候选人 × 3 状态

  • 你公司最近真实的 5 个候选人(脱敏后)
  • 3 种状态各至少 1 个,凑足 5 人
  • 套 slide 7 的 prompt,按需调整公司亮点描述
  • 得到 15 封个性化信
如果没有候选人

用今天的 demo CSV

  • 从 demo 50 人里选 5 个
  • 把"公司亮点"换成你公司真实的亮点
  • 对比:"换公司亮点前后,信的味道差异"
脱敏要点:(1) 候选人姓名 → 化名;(2) 邮箱 → 占位符或真实但仅你能看;(3) 简历摘要保持具体但去掉个人识别信息(如"上一家公司是 XX"→"上一家是中型互联网");(4) 状态可以保持真实。
Day 8 · 进阶

进阶用法 · 3 个延伸

用法 1

多语言

CSV 增加"语言"列(中/英/日),prompt 加"按语言列生成对应语种"。

外资 / 跨境招聘必备

用法 2

多版本对比

同一候选人生成 2 版(正式 / 温暖)让你挑,AB 测试一段时间找最佳风格。

建立公司的"通信风格指纹"

用法 3

回复跟踪

发出后 5-7 天,Marvis 扫邮件回复,统计各状态回复率

回复率 = 信件质量验证

回复率参考:推进信回复率 > 95% 是健康的,拒绝信回复率 > 30% 说明候选人愿意继续保持联系——这是好雇主品牌的信号。
Day 8 · 避坑

常见误用 · 3 个坑

✗ 坑 1 · 不审就发

"AI 写的应该没问题吧"

AI 偶尔会错引简历(把张三的经历套到李四头上)。150 封批量出,至少抽 10 封通读再发。

特别是引用具体技术 / 项目名时,最容易出错。

✗ 坑 2 · 全套用模板

"3 种状态模板永远不变"

不同岗位 / 不同行业,沟通风格差异很大。互联网技术岗 vs 金融合规岗,风格完全不同

每招新一个岗位,调整一次"公司亮点"和"语气"描述。

✗ 坑 3 · 错配渠道

"全部走邮件最省事"

朋友推荐的候选人收到正式邮件,会让推荐人觉得被冷处理,伤害推荐关系。

CSV 增加"关系"列,按 slide 16 矩阵选渠道。

核心原则:AI 生成是"草稿"不是"终稿"。HR 的判断必须在发送前介入——抽审 + 渠道调整 + 风格微调,三件事都得做。
Day 8 · 小结

今天 3 个 takeaway

  1. 批量个性化的核心是输入的结构化——CSV 字段越具体(特别是简历摘要),AI 个性化越准。Garbage in garbage out。
  2. 3 种状态 = 3 种情绪管理——推进是期待、拒绝是共情、待定是确定性。每种状态的"度"和模板都不一样。
  3. 拒绝信不是关门,是契约——给好印象 + 留通道,今天拒绝的候选人 2 年后可能是你的内推来源。
课后作业(明天前完成):用真实 5-10 个候选人的脱敏数据跑通流程,至少发出 1 封拒绝信(真实发送),观察候选人是否回复。带这个回复结果来上 Day 9。
Day 8 · 结束
明天 · Day 9

Offer
+ 谈判话术

Offer letter 一键生成 + 薪资谈判话术树
候选人常见 5 个问题 × AI 准备好的回应

🙋 现在 · Q&A 时间
课后微信群答疑 · 联系讲师 Terrence · 13299138336
📝 讲师备注 · 按 N 切换显示 / 隐藏
翻页 · Space 下一页 · F 全屏 · N 备注 · Home 首页